Услуги

Ликвидация предприятий

Представляем Вашему вниманию консультацию по процедуре (алгоритму) ликвидации представительства страхового брокера

19 July 2024

LEGAL OPINION

To:

______

From:

Syrota Dzis Melnyk & Partners Law Firm

72-A Velyka Vasylkivska St, Kyiv, 03150, Ukraine

Re:

Procedure for Liquidation of the Representative Office in Ukraine

1. Express Assumptions and General Reservations

1.1. Our conclusions set forth herein are based solely on the information obtained directly from Vagner (including the Documents as defined in Section 2.1 hereof below) as well as information from other public sources, including effective legislation, regulations of state authorities as of the date hereof, official explanations, etc.

1.2. For the purposes of this Legal Opinion, the terms “laws”, “law” and “legislation” refer to the Constitution of Ukraine, codes, laws, decrees, resolutions, regulations and other legally binding orders of the relevant authorities.

1.3. The views expressed herein are limited to matters of the law of Ukraine, insofar as such laws were duly enacted, published and available to us. Any matters of law which may be dealt with by secret, restricted, or unpublished Ukrainian legislation or regulations are not within the scope of this Opinion.

1.4. The assessments and conclusions set forth in this Opinion are provided as of the date hereof.

2. Provided Documents and the RO’s Legal Status

2.1. Vagner has kindly provided us with the following documents related to the Representative Office (hereinafter – the “Documents”):

2.1.1. certificate of registration of the Representative Office issued by the Ministry of Economy of Ukraine on 15.12.2015 under No. ПІ-2821,

2.1.2. certificate of inclusion of the Representative Office into the State Register of the Insurance and Reinsurance Brokers (hereinafter – the “Brokers Register”) issued by the National Bank of Ukraine on 13.10.2020,

2.1.3. extract on inclusion of the Representative Office into the Brokers Register dated 01.11.2023 13:45 under No. B/27-0029/128819.

2.2. As we see from the Documents, the Representative Office is:

2.2.1. duly registered and operating in Ukraine, and has a good standing from 03.10.2001,

2.2.2. included to the Brokers Register as an insurance and reinsurance broker from 30.01.2007.

3. Legal Basis of the Analysis

3.1. The following legislative acts shall apply to the issue of the Liquidation:

3.1.1. Tax Code of Ukraine,

3.1.2. Instruction on Procedure for Registration of the Representative Offices of Foreign Business Entities in Ukraine (hereinafter – the “RO Registration Instruction”) approved by Order of the Ministry of Foreign Economic Relations and Trade of Ukraine dated 18.01.1996 No. 30,

3.1.3. Regulation on the Unified State Register of Enterprises and Organizations of Ukraine (hereinafter – the “USREOU Regulation”) approved by Resolution of the Cabinet of Ministers of Ukraine dated 22.06.2005 No. 499,

3.1.4. Procedure for Registration the Payers of Taxes and Fees (hereinafter – the “Taxpayers Registration Procedure”) approved by Order of the Ministry of Finance of Ukraine dated 09.12.2011 No. 1588,

3.1.5. Procedure for Registration the Payers of the Unified Contribution for the State Social Insurance (hereinafter – the “USC Payers Registration Procedure”) approved by Order of the Ministry of Finance of Ukraine dated 24.11.2014 No. 1162,

3.1.6. Regulation on Registration of Insurance and Reinsurance Brokers and Conditions for Conducting Brokers’ Activity in the Field of Insurance (hereinafter – the “Brokers Regulation”) approved by Resolution of the Board of the National Bank of Ukraine dated 30.06.2022 No. 135,

3.1.7. Clarification regarding issues of liquidation of the representative offices of the foreign business entities by the Ministry of Economy of Ukraine (hereinafter – the “MEU Clarification”),

3.1.8. Letter of the State Tax Service of Ukraine dated 28.10.2011 No. 2005/5/22-3316 (hereinafter – the “STS Clarification”).

3.1.9. Letter of the State Customs Service of Ukraine dated 10.07.1997 No. 11/3-6489 (hereinafter – the “SCS Clarification”),

3.1.10. List of Types of Documents Related to the Provision of Social Protection of Citizens, which Must Be Sent to Archival Institutions in the Event of the Liquidation of Enterprises, Institutions, Organizations that Do Not Belong to the Sources of Formation of the National Archival Fund (hereinafter – the “Documents List”) approved by Order of the Ministry of Justice dated 14.03.2013 No. 430/5.

3.2. Moreover, certain internal acts of the authorities, their clarifications, as well as the practice of the authorities’ work, and document turnover may define and affect the procedure of the Liquidation.

3.3. We will be happy to assist you with providing the detailed information on the provisions of the mentioned legislative acts as well as their translation.

4. Liquidation Procedure

4.1. The liquidation procedure may be initiated under the Liquidation Decision and, in general, shall include the RO’s inspections by authorities; exclusion of the Representative Office from the Brokers Register as well as the RO’s deregistration by the tax authority, the Ministry of Economy of Ukraine, and the statistics authority.

4.2. Please see the detailed information on required and expedient actions and formalities related to the Liquidation in Schedule A hereto.

4.3. We estimate that the procedure of Liquidation shall last for up to 6 months.

4.4. The completion terms provided in Schedule A hereto are approximate; may be not accurately predictable and may be prolonged / suspended due to warfare circumstances; power outages; potential disruption in authorities’ work as well as due to level of workload of their officials.

We hope that the provided information will be useful for you and will be happy to provide necessary clarifications at your request.

Schedule A
LIQUIDATION STEP PLAN

This Liquidation Step Plan include key actions and formalities required and/or expedient in regard to the liquidation of the Representative Office on the basis of a Vagner’s decision under the laws of Ukraine. If nothing otherwise specified herein, the capitalized terms shall have the meaning provided in the Opinion above.

No.	Step	Completion Date[2]	Comments & Legal Grounds
1.	Preparative work.	N/A	This Step should include compilation of the RO’s founding, corporate, primary, employment and accounting documents; tax and finance reports; issue of the Power of Attorney (if necessary under the further steps); obtainment of necessary corporate approvals, etc.
2.	Issue and delivery of the Liquidation Decision.	D	The Liquidation Decision shall include data on Liquidation; the liquidator of the RO and his/her authorizations (the Head of the RO may serve as the liquidator). The Liquidation Decision may be (a) issued by Vagner in Estonia, notarized, apostilled and delivered to Ukraine in hardcopy or (b) made by Vagner’s representative acting under a Power of Attorney in Ukraine and notarized.
3.	Notification of the State Tax Service (STS) on Liquidation.	D+2	A written notice on Liquidation along with applications on the RO’s deregistration under Forms 8-ОПП and 7-ЄСВ as well as a notarized copy of the Liquidation Decision shall be filed with the tax authority within 3 business days from the date of issue of the Liquidation Decision. This requirement is established by Clause 11.1 of the Taxpayers Registration Procedure.
4.	Notification of the Pension Fund (PF) on Liquidation.	D+3	A 8-CK certificate on absence of debt for payment of the Unified Social Contribution and other mandatory fees issued by the PF shall be presented by the Representative Office to the tax authority within the liquidation tax inspection (Step 17). Therefore, the RO shall initiate an inspection by the Pension Fund prior to the said tax inspection. The manner of conducting the inspections by the Pension Fund and issue of 8-CK certificates is established by Section V of the USC Payers Registration Procedure.
5.	Notification of the State Employment Service (SES) on Liquidation.	D+3	If the Representative Office has had employees, a 8-CK certificate on absence of debt for payment of mandatory fees issued by the SES may be required by the tax authority within the liquidation tax inspection (Step 17). Therefore, the RO shall initiate an inspection by the State Employment Service prior to the said tax inspection. The manner of conducting the inspections by State Employment Service and issue of 8-CK certificates is established by Section V of the USC Payers Registration Procedure.
6.	Application to the State Customs Service (SCS) for a letter on absence of RO’s property that is temporarily imported to Ukraine.	D+3	Such letter shall be filed by the Representative Office to the Ministry of Economy for deregistration (Step 21) as provided by the SCS Clarification and the MEU Clarification.
7.	Application to exclude the RO from the Brokers Register.	D+3	Exclusion from the Brokers Register shall be conducted prior to deregistration of the RO with the tax authority (Step 20) and the Ministry of Economy (Step 22). Such exclusion shall require submission to the National Bank of Ukraine (NBU) of a RO’s formal application. The NBU shall decide on such application within 30 business days from the day of receipt thereof and provide the RO with an updated extract from the Brokers Register with a note on exclusion. This procedure is established by Section IV of the Brokers Regulation.
8.	Application for deregistration of Vagner as a taxpayer in Ukraine.	D+3	Such step is optional and shall be subject to further consideration.
9.	PF’s inspection and obtainment of a 8-CK certificate.	D+30	See comment to Step 4.
10.	SES’s inspection and obtainment of a 8-CK certificate.	D+30	See comment to Step 5.
11.	Obtainment of a SCS’s letter on absence of RO’s property that is temporarily imported to Ukraine.	D+35	See comment to Step 6.
12.	Fulfilment of current obligations of the Representative Office; termination of effective agreements entered into by the RO (if any).	D+40	Such step is optional and shall be subject to further consideration. In particular, the RO may inform its counterparties on the Liquidation and conduct respective settlements under current deeds and transactions (if any). In any case, Vagner shall be liable for the Representative Office (in particular, under unsettled claims towards the RO, etc.) upon the Liquidation.
13.	Exclusion of the RO from the Brokers Register; obtainment a respective extract.	D+50	See comment to Step 7.
14.	Closure of the RO’s bank accounts (if any).	D+55	This step may require identification of the RO pursuant to the bank’s procedures including presenting data on Vagner and its UBOs as well as the RO’s and Vagner’s founding and corporate documents; the RO’s tax and finance reports.
15.	Inventory of RO’s assets (if any); transfer of assets towards Vagner.	D+60	Such step is optional and shall be subject to further consideration.
16.	Submission of the liquidation reporting.	D+65	Such reporting shall include the liquidation balance sheet and the tax declaration for the current reporting period.
17.	Tax inspection.	D+70	A documentary unscheduled inspection shall be conducted by the tax authority as provided by Subclause 78.1.7 of Clause 78.1 of Article 78 of the Tax Code of Ukraine. Such inspection usually takes 5 business days but may be prolonged. RO’s founding and corporate documents; primary and accounting documents for last 5 years; tax and finance reports for last 5 years; employment documents from 2011 shall be presented in original copies to the tax inspector. The tax inspector shall also be entitled to make additional inquiries and request clarifications.
18.	Analyse the results of the tax inspection; appeal against them and/or payment of the tax debt, fines, and penalties (if required).	D+90	Appealing against the tax authority’s decisions require a complex legal procedure involving filing a complaint to the State Tax Service of Ukraine or an administrative lawsuit. The consideration of the complaint is limited to 20-60 days. The consideration of an administrative lawsuit (including consideration by the court of appeal and cassation) may take several months or years and is limitedly predictable. Therefore, in further steps we assume that no appeal against the results of the tax inspection will be necessary.
19.	Payment of tax obligations, fines, and penalties under the tax authority’s decisions (if any).	D+100	Such amounts shall be paid within 10 business days from the day of the tax authority’s decision (Clause 57.3 of Article 57 of the Tax Code of Ukraine). De facto, the RO’s liquidator may make the payments on the RO’s behalf with the use of his/her own current accounts and funds.
20.	Deregistration of the RO with the tax authority.	D+115	Upon completion of the liquidation tax inspection and payment of designated tax obligations, the State Tax Services shall issue certificates of deregistration under Forms 12-ОПП and 10-ЄСВ as provided by Clause 11.12 of the Taxpayers Registration Procedure and Clause 6 of Section V of the USC Payers Registration Procedure.
21.	Notification of the Ministry of Economy of Ukraine (MEU) on Liquidation.	D+116	An application for deregistration shall be filed with the MEU along with the original copies of the Liquidation Decision; RO’s certificate of registration; STS’s certificates of deregistration (Step 20) and a SCS’s letter on absence of RO’s property that is imported to Ukraine (Step 11). The MEU shall decide on the RO’s deregistration within 30 days from the application date and issue a respective letter as provided by Clause 15 of the RO Registration Instruction and the MEU Clarification.
22.	Deregistration of the RO with the Ministry of Economy of Ukraine.	D+150	See comment to Step 21.
23.	Notification of the statistics authority on Liquidation.	D+151	An application for exclusion of the RO’s from the Unified State Register of Enterprises and Organizations of Ukraine (USREOU) and an account card along with the MEU’s letter of deregistration (Step 22) shall be filed with the statistic authority as provided by Clause 13 of the USREOU Regulation. The statistic authority shall update the data of the USREOU and provide the RO with a respective extract with a note on exclusion within 2-3 business days from the application date.
24.	Exclusion of the RO from the USREOU.	D+153	See comment to Step 23.
25.	Notification of the State Customs Service on Liquidation.	D+155	By default, the SCS shall conduct the RO’s deregistration automatically. At the same time, we recommend to additionally notify the customs on the Liquidation. Such notice along with the USREOU extract may be filed with the SCS by Vagner or its representative. The SCS shall issue a respective letter confirming the RO’s deregistration.
26.	Deregistration of the RO with the customs authority.	D+170	See comment to Step 25.
27.	Transfer of the RO’s documents to an archival institution.	D+170	The RO’s employment, founding, corporate documents and records shall be transferred to a state archival institution as provided by the Documents List. A respective certificate shall be issued thereon.

[1] Feliks Aronovich is a Partner of Syrota Dzis Melnyk & Partners Law Firm and an Attorney-at-Law (certificate on the right to practice advocacy [details]).

[2] Hereinafter, the day of issue of the Liquidation Decision is designated as “D”, and further completion dates indicate number of calendar days after the D-day. Please also see our remark regarding the completion dates as provided in Clause 4.4of the Opinion.

Ликвидация предприятий - не до конца формализованная процедура. В настоящее время в Украине не существует единого детализированного нормативного акта, регулирующего порядок такой процедуры, как ликвидация предприятий. Действующие Гражданский и Хозяйственный кодексы Украины регулируют лишь общие основания и последствия реорганизации и ликвидации предприятий. Определенные нормы по ликвидации как формы прекращения юридических лиц содержатся и в Законе Украины «О государственной регистрации юридических лиц и физических лиц-предпринимателей». В случае признания банкротом, ликвидация предприятий проводитися согласно ликвидационной процедуре, которую предполагает Закон Украины "О восстановлении платёжеспособности должника или признании его банкротом". Ниже рассмотрим, что такое ликвидация предприятий.

Согласно Закону Украины «О государственной регистрации юридических лиц, физических лиц - предпринимателей и общественных формирований»:

Юридическое лицо прекращается в результате передачи всего своего имущества, прав и обязанностей другим юридическим лицам - правопреемникам в результате слияния, присоединения, разделения, преобразования (реорганизации) или в результате ликвидации по решению, принятому учредителями (участниками) юридического лица или уполномоченным ими органом , по решению суда или по решению органа государственной власти, принятому в случаях, предусмотренных законом.

Юридическое лицо является прекращенным с даты внесения в Единый государственный реестр записи о государственной регистрации прекращения юридического лица.

Для внесения в Единый государственный реестр записи о решении относительно прекращения юридического лица заявитель должен подать (послать заказным письмом с описанием вложения) государственному регистратору оригинал или нотариально заверенную копию решения учредителей (участников) или уполномоченного ими органа о прекращении юридического лица.

Государственный регистратор при отсутствии оснований для оставления документов, представленных для внесения в Единый государственный реестр записи о решении учредителей (участников) юридического лица или уполномоченного ими органа о прекращении юридического лица, без рассмотрения должен в день поступления этих документов внести в Единый государственный реестр запись о решение учредителей (участников) юридического лица или уполномоченного ими органа о прекращении юридического лица и в тот же день уведомить органы статистики, государственной налоговой службы, Пенсионного фонда Украины сведения о внесении такой записи.

Сообщение о внесении записи в Единый государственный реестр относительно принятия решения учредителей (участников) юридического лица, суда или уполномоченного ими органа о прекращении юридического лица публикуется в специализированном печатном средстве массовой информации.

Сведения о дате публикации сообщения, которое содержит информацию о сроке заявления требований кредиторов в отношении юридического лица, которое прекращается, предоставляются органам государственной налоговой службы, Пенсионного фонда Украины не позднее следующего дня с даты публикации уведомления.

Для проведения государственной регистрации прекращения юридического лица в результате его ликвидации председатель ликвидационной комиссии, уполномоченное им лицо или ликвидатор после окончания процедуры ликвидации, предусмотренной законом, но не ранее истечения срока заявления требований кредиторами должен подать (послать заказным письмом с описанием вложения) государственному регистратору такие документы :

заполненную регистрационную карточку на проведение государственной регистрации прекращения юридического лица в связи с ликвидацией;
справку соответствующего органа государственной налоговой службы об отсутствии задолженности по уплате налогов, сборов;
справку соответствующего органа Пенсионного фонда Украины об отсутствии задолженности по уплате единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование и страховых средств в Пенсионный фонд Украины и фонды социального страхования;
справку архивного учреждения о принятии документов, которые согласно закону подлежат долгосрочному хранению.

В регистрационной карточке на проведение государственной регистрации прекращения юридического лица в результате его ликвидации председатель ликвидационной комиссии, уполномоченное им лицо или ликвидатор письменно отмечают и подтверждают своей личной подписью, которыми совершено все предусмотренные законодательством действия относительно порядка прекращения юридического лица, включая завершение расчетов с кредиторами ( в том числе по уплате налогов, сборов, единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, страховых средств в Пенсионный фонд Украины и фонды социального страхования).

В случае если после окончания процедуры прекращения, предусмотренной законом, но не ранее истечения срока заявления кредиторами своих требований юридическому лицу в установленном законом порядке органом государственной налоговой службы и / или Пенсионный фонд Украины не предоставлены справки об отсутствии задолженности по уплате налогов, сборов, единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, страховых средств в Пенсионный фонд Украины и фонды социального страхования или решение об отказе в их выдаче, председатель комиссии по прекращению или уполномоченное им лицо не ранее чем через десять рабочих дней со дня окончания такого срока приобретает право на подачу государственному регистратору документов, предусмотренных частями первой - третьей статьи 36 настоящего Закона, за исключением указанных справок, для проведения государственной регистрации прекращения юридического лица в результате его ликвидации по принципу молчаливого согласия.

Государственный регистратор проводит государственную регистрацию прекращения юридического лица в результате его ликвидации по принципу молчаливого согласия, о чем вносит соответствующую запись в Единый государственный реестр.

При отсутствии оснований для оставления документов, представленных для проведения государственной регистрации прекращения юридического лица в результате его ликвидации, без рассмотрения государственный регистратор должен внести в Единый государственный реестр запись о проведении государственной регистрации прекращения юридического лица в результате его ликвидации.

Дата внесения в Единый государственный реестр записи о проведении государственной регистрации прекращения юридического лица в результате его ликвидации является датой государственной регистрации прекращения юридического лица.

Государственный регистратор не позднее следующего рабочего дня с даты проведения государственной регистрации прекращения юридического лица должен выдать (направить почтовым отправлением) председателю ликвидационной комиссии (ликвидатору) или уполномоченному им лицу уведомление о проведении государственной регистрации прекращения юридического лица, второй экземпляр которого привлекается к регистрационному делу такого юридического лица.

Адвокатское бюро "Аронович и партнёры" консультирует и обеспечивает юридическую поддержку своим клиентам по вопросу "ликвидация предприятий".